Кто может помочь в процессе подготовки мероприятия

Поиск партнёров, спонсоров и подрядчиков - важная часть подготовки мероприятия. Подумайте, кто может быть интересен Вашей аудитории. Предложите партнёрство. Это поможет разделить ответственность за организацию мероприятия и часть расходов. Конечно, проще всё сделать самому - партнёры имеют свои собственные цели, с ними нужно всё согласовывать, они, как и любые люди, могут подвести. Однако польза от сотрудничества зачастую перевешивает риски. Для того, чтобы исключить все недопонимания, заранее оговорите условия, определите зоны ответственности и строго выполняйте договорённости.

В ходе подготовки Вам может понадобиться помощь разного числа подрядчиков и партнёров. Всё зависит от типа мероприятия. Это могут быть артисты, шоу-персонал, специализированные event-компании, различные СМИ, поставщики услуг - выбор весьма обширен. Однако в общем случае этапы взаимодействия будут следующими:
1)Оценить собственные ресурсы и потребности.
2)Определить бюджет.
3)Провести отбор потенциальных партнёров.
4)Отправить запрос о цене.
5)Рассмотреть поступившие предложения.
6)Обсудить окончательную стоимость и заключить договоры.
7)Проконтролировать выполнение условий договоров.
8)Выбирать впоследствии только лучших.

Сначала посмотрите, что есть у вас (люди, оборудование, услуги) и что может понадобиться. Оцените, во сколько обойдется решение действовать собственными силами. У Вашего времени есть цена и Вы должны, выслушав предложение подрядчика, сравнить итоговые стоимости.
Посмотрите, стоит ли арендовать оборудование или его проще купить. Допустим, стоимость аренды звукового оборудования составляет 200$ в день, а его стоимость 2000$. Если вы берёте оборудование в аренду два раза в месяц, то понятно, что оно окупится за 5 месяцев, поэтому его лучше приобрести. Но так бывает далеко не всегда. Поэтому посмотрите в свою смету и честно определите, сколько денег вы можете выделить.

Составляйте базу потенциальных подрядчиков. Если вы часто проводите мероприятия, то она должна вестись постоянно и иногда пополняться. Выберите в списке подрядчиков, которые оказывают интересующую Вас услугу, и вышлите запрос о цене. Он должен быть весьма кратким, акцентируйте внимание на наиболее важных моментах:

"Добрый день! Интересует часовое выступление Вашего коллектива на корпоративном мероприятии. Пожалуйста, сообщите стоимость Ваших услуг, технические требования и другие условия."

Оцените реакцию на Ваш ответ. Захотел ли подрядчик поговорить, выяснить дополнительную информацию или ограничился письменным ответом? Если письменным, то посмотрите, насколько личностным был ответ: с обращением и ответами на вопросы или это был обычный прайс-лист.
Если компания ответила быстро и чётко, это значит, что бизнес-модель налажена и с Вашим заказом всё будет хорошо.

Учитывайте соотношение цена/качество. Обычно оно редко бывает лучшим у самых дешёвых и дорогих поставщиков. Поэтому имеет смысл не рассматривать самые дешёвые и дорогие предложения.

После получения ответов, рассмотрите и выберите нескольких подрядчиков, поговорите с ними подробнее, спросите о рекомендациях и остановитесь на одном-двух лучших. Только потом обсудите окончательные условия, заключайте договор и приступайте к работе.
Не поленитесь потратить время. Потом не придется делать это снова. Если работа будет сделана на отлично, можно просто позвонить конкретному подрядчику. В обратном случае всё повторяется.

В случае с выбором event-агентства уделите внимание предыдущему опыту претендентов. Посмотрите, есть ли в их портфолио мероприятия, похожие на то, что вы планируете в данный момент.

Команда Event-студия "Enjoy" может похвастаться многопрофильностью. В нашем портфолио Вы сможете найти успешно организованные школьные и студенческие выпускные, медиумы, дни рождения, а также свадьбы и корпоративные мероприятия. Заходите на наш сайт, звоните или пишите в онлайн-чат. Мы всегда на связи!